Веб-табели учета рабочего времени
Автоматизация сбора сведений о рабочем времени сотрудников на базе 1С:Комплексная автоматизация 1.1

Сергей Начаркин
Эксперт 1С,
черный пояс по 1С:Комплексная автоматизация
Добрый день! На связи 1cniki и наш очередной кейс. Если вы работаете в организации с большой численностью сотрудников, вам периодически приходится сводить показатели рабочего времени, рассчитывать на их основе заработную плату в 1С и выявлять отклонения от нормы, статья написана специально для вас.

Если ваша организация не отличается большим штатом, или вы далеки от показателей выработки сотрудников, советуем все же не закрывать страницу. Кто знает, что может пригодиться в будущем? Тем более, учет рабочего времени актуален для любой компании.
Производство стройматериалов
Сфера деятельности заказчика
1С:Комплексная автоматизация 1.1
Используемое ПО
60 часов

Трудозатраты на проект
Немного о заказчике
Клиент — крупное производственное предприятие, лидер в одном из направлений производства строительных материалов.
Большие объемы производства и сбыта, новейшие технологии, квалифицированные человеческие ресурсы, — все это про него.
Мы давно работаем с этим предприятием, реализовали уже ни один проект, поэтому понимаем потребности заказчика с полуслова.

О проблеме
На предприятии большой штат сотрудников с иерархической структурой и несколько специалистов по кадровому учету. На момент реализации проекта они работали с конфигурацией 1С:Комплексная автоматизация 1.1
Каждый месяц процесс формирования отчетности по кадрам и расчет заработной платы превращался в сущий ад: руководители подразделений разрозненно собирали данные и заносили в табели учета рабочего времени, распечатывали и приносили кадровикам или отправляли на email. Те, в свою очередь, вручную заносили данные в 1С, сводили их и только после этого формировали необходимый отчет. Все это занимало уйму времени, приводило к куче ошибок и недочетов.
Ликбез
Для тех, кто впервые сталкивается с понятием «табель учета рабочего времени» и не может себе представить масштабы катастрофы поясним: «Это документ, содержащий информацию о фактически отработанных часах и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации (простой, болезнь, прогулы и т. п.). Табель необходим
бухгалтеру (на основании сведений табеля работникам начисляется заработная плата, отпускные, пособия, командировочные), налоговикам, представителям ФСС, трудовой инспекции, органам статистики.


Что нужно было сделать
Вернемся к кейсу
Ситуация с ручным заполнением и перенесением табелей учета рабочего времени в 1С:Комплексная автоматизация 1.1 требовала вмешательства и автоматизации, поэтому перед нами поставили следующую задачу:
  • необходимо по максимуму оптимизировать процесс, снизить время на обработку данных и формирование отчетности, уменьшить вероятность возникновения ошибок.

Как мы это делали
Естественно, мы начали с детального анализа всего процесса и выявили слабые места (да простят нас специалисты по управлению качеством, которые утверждают, что слабых мест не бывают, есть лишь места, требующие улучшения), над которыми стоит хорошенько поработать:
  • разрозненность сбора информации: во-первых, каждый руководитель структурного подразделения заполнял файл на своем компьютере по образцу предыдущего месяца, даже если там были ошибки; во-вторых, специалисты кадровой службы получали каждый табель в отдельном файле, в том числе в бумажном варианте, что значительно замедляло сведение информации;
  • «хронические» (повторяющиеся из раза в раз) ошибки заполнения данных,
  • ручное занесение всей информации в 1С, отнимающее время и создающее благоприятные условия для появления недочетов.
Все это безобразие нужно было устранить, создав централизованную систему сбора и обработки информации о показателях отработанного сотрудниками времени.
Мы создали веб-форму табеля учета рабочего времени, разместили ее на сервере, предоставили доступы с разграничением ролей и прав тем, кто заполняет табели и тем, кто формирует отчетность, ввели условия, позволяющие формировать документы без ошибок, запрограммировали автоматическое сведение всей информации и занесение ее в 1С:Зарплата и управление персоналом.
Как это работает

  1. Когда приходит очередной отчетный период, директора магазинов, руководители структурных подразделений с любого компьютера, подключенного к интернету, через браузер заходят в веб-табель, который находится на сервере.
  2. Они заполняют его вручную, либо нажимают «заполнить по графику сотрудника» и редактируют отклонения от установленных значений, что значительно ускоряет процесс. Теперь информация заполняется быстро и не теряется в пути к столу кадровика.
  3. Данные из всех заполненных табелей автоматически попадают в 1С:ЗУП расчетчику заработной платы. Он сверяет информацию и формирует отчетность, начисляет выплаты.
Все формируется практически автоматически, централизованно, исключая вероятность совершения ошибок.
    Несколько приятных дополнений:
    1. Помимо автоматического заполнения табеля учета рабочего времени по графикам работы сотрудников, в табеле прописан ряд правил и условий, нарушение которых (например, ввод данных неверного формата, несоответствие общему количеству отработанных часов) приводит к выводу ошибки, чтобы пользователь понимал, что он делает неправильно. Поэтому заполнить табель неверно просто невозможно.
    2. Веб-табель разработан для 1С:КА 1.1, однако может быть применен и к более поздним версиям конфигурации.
    3. Формат веб-документа, доступного из любого браузера, снижает издержки: не нужно подключаться к 1С посредством удаленного рабочего стола (в данном случае таких аккаунтов потребовалось бы много, соответственно, и затраты на них были бы немаленькими).

    Happy End

    Проблема с заполнением табелей учета рабочего времени на предприятии решена, процесс упрощен, он стал более прозрачным, значительно уменьшилась вероятность совершения ошибок в документах, кадровики экономят время: вся процедура занимает теперь несколько часов, а не дней, как раньше.
    Остались вопросы? Свяжитесь с нами!
    Даже если вы просто спросите, как у нас дела, нам будет приятно :)
    Телефон: 8 (495) 108 46 35
    Почта: cloud@1cniki.ru
    Москва, ул. Большая Новодмитровская, д. 36, стр. 12, вход 6 Дизайн-завод FLACON


    Политика конфиденциальности
    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.